Informativa sul trattamento dei dati personali
Iscrizione della scuola al progetto «Patentino per cittadini digitali»
Versione iscrizione-2026-v7 — 23 settembre 2026
Questa informativa integra l’Informativa sul trattamento dei dati personali dell’USR Umbria e descrive esclusivamente i trattamenti specifici della procedura di iscrizione al progetto. Per Titolare, RPD/DPO, finalità e base giuridica generali del sito e dei servizi, dati di navigazione, destinatari generali, modalità del trattamento, diritti, reclamo e natura generale del conferimento si rinvia a: https://istruzione.umbria.it/privacy/.
La presente informativa non ripete le informazioni già pubblicate dall’USR Umbria. La registrazione personale dei docenti al portale è una procedura distinta, disciplinata da una propria informativa. La procedura di iscrizione della scuola non richiede dati degli studenti e non disciplina la pubblicazione di immagini o registrazioni di persone nei video.
1. Interessati
La procedura può riguardare:
- il dirigente scolastico dell’istituzione che aderisce;
- il referente del progetto designato dalla scuola;
- la persona che utilizza la casella istituzionale per avviare o completare la procedura;
- le persone che hanno partecipato agli incontri di presentazione, quando il loro indirizzo e-mail figura negli elenchi utilizzati per riconoscere l’esonero dalla visione;
- le persone che comunicano con le caselle del progetto o attivano il servizio facoltativo Chatbase.
I dati riferiti alla scuola come ente, quali denominazione, codice meccanografico e indirizzo, non sono di per sé dati personali, ma sono inclusi perché concorrono alla medesima procedura e possono essere associati ai referenti.
2. Dati specifici della procedura
| Categoria | Dati trattati | Origine |
|---|---|---|
| Scuola | Denominazione, codice meccanografico, comune, provincia, indirizzo, CAP, ordini scolastici, e-mail istituzionale e PEC. | Anagrafe ufficiale del Ministero e correzioni comunicate dalla scuola. |
| Dirigente e referente | Nome, cognome, e-mail, qualifica o ruolo e numero di telefono, se fornito. | Modulo compilato dalla scuola. |
| Verifica dei recapiti | Data e ora delle verifiche, collegamenti personali conservati in forma protetta, scadenze e codici monouso. | Generati dal sistema. |
| Partecipazione agli incontri | E-mail normalizzata, incontro di provenienza, data di caricamento ed eventuale motivazione della correzione. | Elenchi predisposti dagli organizzatori. |
| Visione del video | Identificativo della sessione, progressi, massimo punto validamente raggiunto, tentativi di avanzamento non consentiti, orari, completamento e conferma. | Generati durante la fruizione. |
| Modulo e comunicazioni automatiche | Contenuto salvato, campi modificati, copia finale, destinatario, orario, esito e contenuto cifrato delle comunicazioni. | Scuola e sistema. |
| Interventi autorizzati | Evento, autore, orario e motivazione di sblocco, annullamento, riapertura o sostituzione del referente. | Generati dal sistema. |
| Protezione da usi impropri | Conteggi per finestra temporale associati a un’impronta crittografica con chiave dell’indirizzo di rete; l’IP non è salvato in chiaro nel registro applicativo. | Generati dal sistema. |
| Corrispondenza e assistenza | Per le e-mail: mittente, destinatari, oggetto, testo, allegati e dati tecnici di recapito. Per Chatbase: messaggi, risposte, identificativo e metadati della conversazione ed eventuali recapiti forniti. | Utenti, personale del progetto e relativi fornitori. |
Non sono richieste categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR né dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR. Tali informazioni, insieme a credenziali e dati identificativi degli studenti, non devono essere inserite nei campi liberi, nelle motivazioni degli interventi o nella chat.
Quando i dati di una persona sono comunicati dalla scuola o dagli organizzatori degli incontri, questa informativa deve essere resa disponibile anche all’interessato secondo le modalità e i tempi previsti dall’art. 14 GDPR.
3. Finalità e basi giuridiche specifiche
| Finalità specifica | Base giuridica | Conseguenze |
|---|---|---|
| Gestire l’adesione, assegnare il materiale didattico e abilitare i codici dei plessi | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR, nell’ambito del compito istituzionale descritto nell’informativa generale e negli atti del progetto. | I dati obbligatori sono necessari per perfezionare l’iscrizione. |
| Verificare gli indirizzi e la riconducibilità della procedura alla scuola | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR, con le misure necessarie alla sicurezza e all’esattezza dei dati. | Senza verifica la procedura non può essere completata. |
| Accertare la visione del video o la partecipazione all’incontro | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR. | La registrazione attesta la riproduzione o l’esonero, non l’attenzione o la comprensione. |
| Inviare promemoria e comunicazioni di servizio e consentire correzioni | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR, in relazione al principio di esattezza. | Le comunicazioni sono limitate alla procedura. |
| Prevenire usi impropri e ricostruire gli interventi autorizzati | Art. 6, par. 1, lett. c) ed e), GDPR, secondo gli obblighi e il compito concretamente applicabili. | Il trattamento non richiede consenso. |
| Fornire assistenza facoltativa tramite Chatbase | Art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e art. 122 del d.lgs. 196/2003 per gli strumenti sul dispositivo. | Il consenso è facoltativo e revocabile; l’iscrizione e l’assistenza e-mail restano disponibili. |
La gestione dell’iscrizione non si fonda sul consenso. La casella del modulo attesta soltanto la presa visione dell’informativa. Sono distinti il consenso a Chatbase e quello eventualmente richiesto per i lettori video o altri strumenti non necessari.
4. Conferimento dei dati
I dati indicati come obbligatori sono necessari per completare l’iscrizione. In mancanza, la procedura non può essere perfezionata e la scuola non può aderire attraverso il portale. I numeri di telefono del dirigente e del referente sono facoltativi e sono utilizzati soltanto per rendere più rapido un eventuale contatto di assistenza.
5. Conservazione specifica
| Dati | Termine | Motivo |
|---|---|---|
| Iscrizioni perfezionate, copia finale, ordini iscritti, materiale assegnato e prova del completamento o dell’esonero | 5 anni dalla chiusura dell’edizione | Rendicontazione, verifica delle adesioni e gestione di eventuali contestazioni. |
| Procedure non perfezionate e relative bozze | 12 mesi dalla chiusura dell’edizione | Assistenza e ricostruzione di eventuali malfunzionamenti. |
| Elenchi degli incontri e dettaglio dei progressi di visione | 12 mesi dalla chiusura dell’edizione | Riconoscimento dell’esonero, ripresa della visione e gestione delle segnalazioni. |
| Collegamenti personali e codici monouso | Fino alla scadenza; traccia dell’utilizzo per 12 mesi dall’uso | Verifica di sicurezza. |
| Comunicazioni automatiche nel registro applicativo | 12 mesi | Prova dell’invio e gestione dei mancati recapiti. |
| Registro degli eventi e degli interventi autorizzati | 24 mesi dall’evento | Ricostruzione degli interventi. |
| Indicatori antiabuso pseudonimizzati | Finestra temporale necessaria, comunque non oltre 30 giorni | Limitazione delle richieste ravvicinate. |
| Corrispondenza nelle caselle del progetto | 5 anni dall’invio o dalla ricezione | Continuità amministrativa e gestione di eventuali contestazioni; da coordinare con il piano di conservazione dell’Amministrazione. |
| Conversazioni Chatbase e metadati trattati per il progetto | 30 giorni dall’ultima interazione | Continuità dell’assistenza e gestione delle richieste di chiarimento. |
Le copie di sicurezza giornaliere del portale sono conservate per un massimo di 30 giorni dalla creazione. I dati cancellati dall’ambiente operativo possono permanere nelle copie preesistenti fino alla loro scadenza e, in caso di ripristino, devono essere riapplicate le cancellazioni e le rettifiche intervenute successivamente alla copia.
Una conservazione ulteriore è ammessa soltanto per i dati necessari a obblighi normativi concretamente applicabili, richieste dell’autorità, incidenti o contenziosi documentati. Motivo, dati, accessi e durata devono essere delimitati e documentati.
6. Fornitori e servizi specifici
Per i trattamenti specifici della procedura possono accedere ai dati, nei limiti del servizio svolto:
- Amazon Web Services, per l’hosting e le copie di sicurezza del portale nella configurazione adottata;
- Aruba, per le caselle di posta dedicate al progetto;
- Chatbase Inc. e i relativi subfornitori, quando l’utente attiva il servizio conversazionale;
- Google/YouTube e/o Vimeo, quando l’utente attiva il relativo lettore video;
- le autorità competenti, quando la comunicazione sia prevista dalla legge.
I fornitori che trattano dati per conto dell’Amministrazione devono essere disciplinati ai sensi dell’art. 28 GDPR. Per le attività svolte dal fornitore per finalità proprie si applicano il ruolo e le condizioni descritti nella rispettiva informativa.
7. Video, Chatbase e trasferimenti internazionali
7.1 Video YouTube e/o Vimeo
La piattaforma che eroga ciascun video deve essere indicata prima del caricamento. Dopo il consenso e l’attivazione del player, il fornitore può ricevere indirizzo IP, informazioni sul browser e dispositivo, pagina visitata, identificatori e dati di interazione. Se l’utente è autenticato presso il fornitore, tali dati possono essere associati al relativo account.
Il portale registra separatamente i progressi necessari alla procedura. Questa registrazione non esclude i trattamenti svolti dal fornitore del video. Il rifiuto del consenso deve lasciare disponibile una modalità alternativa idonea a soddisfare la condizione prevista dal progetto.
7.2 Chatbase
Il widget di assistenza viene caricato soltanto dopo il consenso. La semplice visita al sito e la presa visione dell’informativa non attivano il servizio. Dopo l’attivazione, Chatbase riceve i messaggi e i dati necessari alla conversazione e può utilizzare cookie o local storage. Il rifiuto o la revoca non impediscono l’iscrizione né l’utilizzo dell’assistenza via e-mail.
7.3 Garanzie per i trasferimenti
| Servizio | Riferimento da verificare |
|---|---|
| Chatbase | Il DPA del fornitore incorpora le clausole contrattuali standard della decisione (UE) 2021/914 per i flussi pertinenti; il modulo applicabile dipende dal ruolo delle parti. |
| YouTube / Google | Google dichiara per Google LLC l’adesione al Data Privacy Framework UE-USA e l’uso di clausole contrattuali standard per i flussi pertinenti. |
| Vimeo | Vimeo dichiara l’adesione al Data Privacy Framework UE-USA e il ricorso alle clausole contrattuali standard ove appropriato. |
| Aruba e hosting | Devono essere verificati i contratti, la localizzazione effettiva, i subfornitori e gli eventuali accessi di assistenza dei servizi acquistati. |
Per i flussi coperti dal Data Privacy Framework UE-USA il riferimento è la decisione di adeguatezza (UE) 2023/1795, limitatamente ai destinatari con certificazione attiva e ai trattamenti coperti. Per gli altri flussi deve essere individuata la garanzia concretamente applicabile. Il consenso al servizio non sostituisce le condizioni richieste per il trasferimento internazionale.
8. Controlli automatizzati
La procedura applica condizioni predeterminate per riconoscere l’esonero, verificare il completamento della visione e chiudere le pratiche alla scadenza. Questi controlli non costituiscono profilazione né decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sulla persona. In caso di errore o blocco tecnico deve essere possibile richiedere il riesame da parte di un operatore. Chatbase genera risposte automatiche di assistenza, ma non decide l’ammissione della scuola al progetto.
9. Aggiornamenti e rinvio
La presente informativa è aggiornata quando cambiano la procedura, le categorie di dati, i servizi, i fornitori, i tempi di conservazione o le modalità del trattamento. Per tutto ciò che è già disciplinato dall’informativa generale, compresi Titolare, RPD/DPO, dati di navigazione, modalità del trattamento, diritti e reclamo, si rinvia all’Informativa sul trattamento dei dati personali dell’USR Umbria: https://istruzione.umbria.it/privacy/.
Il dettaglio relativo a cookie, local storage, caricamento dei componenti esterni e gestione delle preferenze è riportato nella Cookie Policy specifica del progetto.