Informativa sul trattamento dei dati personali
Registrazione del docente al portale «Patentino per cittadini digitali»
Versione registrazione-docente-2026-v3 — 23 settembre 2026
Questa informativa integra l’Informativa sul trattamento dei dati personali dell’USR Umbria e descrive esclusivamente i trattamenti specifici connessi alla creazione e alla gestione dell’account personale del docente. Per Titolare, RPD/DPO, finalità e base giuridica generali del sito e dei servizi, dati di navigazione, destinatari generali, modalità del trattamento, diritti, reclamo e natura generale del conferimento si rinvia a: https://istruzione.umbria.it/privacy/.
La presente informativa non ripete le informazioni già pubblicate dall’USR Umbria. L’adesione dell’istituzione scolastica al progetto è una procedura distinta e disciplinata da una propria informativa. La registrazione del docente non costituisce iscrizione della scuola al progetto e non crea obblighi per l’istituzione scolastica.
Validità dell’account. L’account è valido esclusivamente per l’edizione per la quale viene creato. Alla chiusura dell’edizione l’accesso viene disabilitato; l’account non viene rinnovato né riattivato automaticamente per le edizioni successive.
1. Dati specifici dell’account
| Categoria | Dati trattati | Origine |
|---|---|---|
| Identificazione del docente | Nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono. | Inseriti dal docente nel modulo di registrazione. |
| Credenziali | Password conservata esclusivamente come impronta crittografica mediante bcrypt; la password in chiaro non è conservata. | Scelta dal docente e trasformata dal sistema. |
| Scuola di appartenenza | Codice meccanografico del plesso e della sede principale, denominazione, ordine scolastico, comune, provincia, indirizzo, CAP, recapiti della scuola e collegamento con l’account. | Anagrafe ufficiale del Ministero e scuola selezionata. |
| Attivazione | Impronta del collegamento inviato alla segreteria, emissione, scadenza, utilizzo e stato di attivazione. Il collegamento non è conservato in chiaro nel database applicativo. | Generati dal sistema. |
| Recupero della password | Identificativo e impronta del collegamento, tentativi, date di creazione, scadenza e utilizzo, indirizzo IP e descrizione del browser della richiesta. | Generati al momento della richiesta. |
| Comunicazioni di servizio | Destinatario, conferma della registrazione, richiesta di attivazione alla segreteria, conferma dell’attivazione ed esito dell’invio. | Generati dal sistema. |
| Accessi ed eventi di sicurezza | Data e ora, account, esito dell’accesso ed eventi necessari a individuare anomalie o usi impropri. | Generati dal sistema. |
Non sono richieste categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR né dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR. Tali informazioni, insieme a credenziali e dati di studenti non necessari, non devono essere inserite nei campi liberi o nelle richieste di assistenza.
2. Attivazione da parte della scuola
L’account non è utilizzabile immediatamente dopo la registrazione. Il sistema invia un collegamento di attivazione alla casella istituzionale della scuola selezionata; l’account diventa utilizzabile soltanto dopo l’apertura del collegamento da parte della segreteria.
Per consentire questa verifica, la segreteria riceve nome, cognome e indirizzo e-mail del docente. Non riceve la password. Il collegamento è utilizzabile una sola volta, è valido per 48 ore dall’emissione e comunque non oltre la chiusura dell’edizione.
Se il collegamento scade o il messaggio non viene ricevuto, può essere effettuato un nuovo invio alla stessa casella istituzionale finché la registrazione è presente e l’edizione è aperta. Il nuovo invio invalida i collegamenti precedenti e non prolunga il periodo di conservazione della registrazione.
3. Finalità e basi giuridiche specifiche
| Finalità specifica | Base giuridica | Conseguenze |
|---|---|---|
| Creare e gestire l’account personale per l’accesso ai materiali e alle attività | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR, nell’ambito del compito istituzionale descritto nell’informativa generale e negli atti del progetto. | I dati obbligatori sono necessari per creare l’account. |
| Verificare l’appartenenza a una scuola aderente tramite l’attivazione della segreteria | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR, con le misure necessarie alla sicurezza e all’esattezza dei dati. | Senza attivazione l’account non è utilizzabile. |
| Consentire autenticazione e reimpostazione della password | Art. 6, par. 1, lett. c) ed e), GDPR, secondo gli obblighi di sicurezza e il compito concretamente applicabili. | IP e browser sono registrati per le richieste di recupero al fine di individuare tentativi anomali. |
| Inviare comunicazioni strettamente connesse alla registrazione e all’account | Art. 6, par. 1, lett. e), GDPR. | Non vengono inviate comunicazioni promozionali. |
| Proteggere l’area riservata e ricostruire eventi di sicurezza | Art. 6, par. 1, lett. c) ed e), GDPR, secondo gli obblighi e il compito concretamente applicabili. | Il trattamento non richiede consenso. |
Il trattamento necessario alla registrazione e alla gestione dell’account non si fonda sul consenso. La casella del modulo attesta soltanto la presa visione dell’informativa.
4. Conferimento dei dati
Nome, cognome, indirizzo e-mail, password e scuola di appartenenza sono necessari per creare e utilizzare l’account. In mancanza, la registrazione non può essere completata. Il numero di telefono è utilizzato esclusivamente per agevolare eventuali contatti di assistenza e deve essere indicato come obbligatorio o facoltativo in modo coerente con la configurazione effettiva del modulo.
5. Conservazione specifica
| Dati | Termine | Motivo |
|---|---|---|
| Account attivo: dati identificativi, contatti, impronta della password e collegamento con la scuola | Fino alla chiusura dell’edizione | Sono necessari per l’accesso. Alla chiusura le utenze sono rimosse dalle tabelle operative e non sono riutilizzate nelle edizioni successive. |
| Account creato ma mai attivato | Fino al primo termine tra 12 mesi dalla registrazione e la chiusura dell’edizione | La registrazione è cancellata; il reinvio del collegamento non fa ripartire il termine. |
| Archivio separato dell’edizione, senza password né token | 5 anni dalla chiusura dell’edizione | Rendicontazione dell’attività formativa e gestione di eventuali contestazioni. |
| Impronta del collegamento di attivazione | Fino al primo evento tra utilizzo, scadenza delle 48 ore, nuovo invio, cancellazione dell’account o chiusura dell’edizione | Il collegamento è invalidato e l’impronta viene rimossa dal database operativo. |
| Stato e data di attivazione, senza token | Fino alla chiusura dell’edizione | Gestione dell’account durante l’edizione corrente. |
| Richieste di reimpostazione, inclusi IP e browser | 12 mesi | Individuazione di richieste anomale o ripetute e ricostruzione di eventuali usi impropri. |
| Comunicazioni relative all’account | 12 mesi | Prova dell’invio e gestione dei mancati recapiti. |
| Registro degli accessi e degli eventi di sicurezza | 24 mesi | Ricostruzione di eventuali incidenti di sicurezza. |
Le copie di sicurezza giornaliere del portale sono conservate per un massimo di 30 giorni dalla creazione. I dati cancellati dall’ambiente operativo possono permanere nelle copie preesistenti fino alla loro scadenza e, in caso di ripristino, devono essere riapplicate le cancellazioni e le rettifiche successive alla copia.
Una conservazione ulteriore è ammessa soltanto per dati necessari a obblighi normativi, richieste dell’autorità, incidenti o contenziosi documentati. Motivo, dati, accessi e durata devono essere delimitati e documentati.
6. Comunicazione alla scuola e fornitori specifici
La segreteria della scuola selezionata riceve nome, cognome e indirizzo e-mail esclusivamente per verificare e attivare l’account. Può inoltre accedere ai dati il personale autorizzato competente per il progetto.
Per la gestione tecnica possono essere coinvolti il fornitore dell’hosting del portale e il fornitore del servizio di posta elettronica. I fornitori che trattano dati per conto dell’Amministrazione devono essere disciplinati ai sensi dell’art. 28 GDPR. Contratti, localizzazione dei dati, subfornitori ed eventuali accessi di assistenza devono essere verificati rispetto ai servizi effettivamente utilizzati.
7. Trasferimenti internazionali
La procedura di registrazione non richiede, di per sé, servizi facoltativi come Chatbase, YouTube o Vimeo. Per hosting e posta elettronica devono tuttavia essere verificati i contratti concretamente applicabili, la localizzazione effettiva dei dati, i subfornitori e gli eventuali accessi da Paesi esterni allo Spazio economico europeo.
Se un trasferimento internazionale risulta effettivamente previsto, deve essere individuato il meccanismo applicabile ai sensi del capo V GDPR, quale una decisione di adeguatezza o una garanzia ai sensi dell’art. 46 GDPR. Non è sufficiente dichiarare in astratto che non vi sono trasferimenti senza una verifica della configurazione e dei fornitori.
8. Controlli automatizzati
La verifica che la scuola selezionata sia iscritta al progetto e i controlli su validità, scadenza e uso dei collegamenti applicano condizioni predeterminate. Non costituiscono profilazione né decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sulla persona. In caso di errore o blocco tecnico deve essere possibile richiedere la verifica da parte di un operatore.
9. Cookie e servizi esterni
L’area riservata utilizza un cookie tecnico di sessione necessario a mantenere l’accesso e non soggetto a consenso. Il dettaglio degli identificatori, delle durate, dell’eventuale local storage e dei servizi facoltativi è riportato nella Cookie Policy specifica del progetto.
10. Aggiornamenti e rinvio
La presente informativa è aggiornata quando cambiano la procedura, le categorie di dati, i servizi, i fornitori, i tempi di conservazione o le modalità del trattamento. Per tutto ciò che è già disciplinato dall’informativa generale, compresi Titolare, RPD/DPO, dati di navigazione, modalità del trattamento, diritti e reclamo, si rinvia all’Informativa sul trattamento dei dati personali dell’USR Umbria: https://istruzione.umbria.it/privacy/.
Le attività svolte dopo l’accesso all’area riservata per finalità didattiche sono disciplinate dalla presente informativa oppure, quando comportano ulteriori trattamenti, dalle informative rese nelle relative sezioni.